Care sunt cele mai neglijate elemente atunci cand vine vorba despre achizitia unui program de contabilitate?

Un software de contabilitate isi poate arata eficienta in orice firma, atata vreme cat este ales cu atentie. Din fericire, exista o multime de programe gratuite de contabilitate (gratis regnskabsprogrammer) destinate firmelor mici, multe dintre ele asigurand functionalitati cat se poate de interesante. Problemele apar in momentul in care firmele cresc si au nevoie de variante mai complexe.

Cel mai bun program de contabilitate nu este cel care dispune de cele mai multe functii, ci acela care se muleaza cel mai bine pe nevoile firmei. Din pacate, putini administratori de firme stiu ce vor si ajung sa neglijeze elementele cu adevarat importante in momentul in care aleg un astfel de program.

Care sunt cele mai neglijate elemente?

Cei de la regnskabspiloten.dk precizeaza ca multe dintre firmele care au nevoie de un astfel de program pentru contabilitatea firmei neglijeaza urmatoarele aspecte:

• Modul in care arata programul. Este esential ca programul sa fie intuitiv si usor de folosit. In felul acesta poate sa fie folosit de cat mai multa lume si nu este nevoie de o pregatire speciala pentru contabilii care au acces la el. Interfata poate sa duca la economii destul de mari de bani.
• Suportul oferit de cei care l-au creat. Este esential ca programul sa aiba suport, in asa fel incat atunci cand apare o problema sa se rezolve cat mai rapid. Pentru asta este esential sa se verifice numarul de telefon si chiar sa se poarte o discutie cu cei de la suport. Multe firme de contabilitate solicita un cost suplimentar pentru suport, asadar este importanta atentia.
• Actualizarile. Legislatia din domeniu este actualizata frecvent si multe dintre modificari au un impact puternic asupra modului in care se face contabilitatea. Actualizarile din programul ales sunt si ele foarte importante. Multi ar spune ca sunt cele mai importante si ar recomanda programele care pot fi accesate online si asigura in felul acesta o actualizare mai corecta.
• Comunitatea de utilizatori. Exista o comunitate a utilizatorilor platformei? Atunci inseamna ca programul este unul bun, sau cel putin este unul care ofera flexibilitate. Acolo unde exista o comunitate se gaseste rapid rezolvarea unei probleme si se gasesc foarte repede solutii pentru situatiile mai putin placute.
• Siguranta si confidentialitate. Nu in ultimul rand, un element neglijat este cel legat de siguranta si de confidentialitate. In momentul in care se achizitioneaza sau se incepe utilizarea unui program de contabilitate este bine sa se verifice daca acesta ofera solutii de backup. Chiar daca costurile unui backup in cloud pot fi ceva mai mari, merita din plin, in conditiile in care in cazul defectarii calculatorului toate documentele pot fi in siguranta.

Exista numeroase programe de contabilitate, unele oferite gratuit, altele contra cost. Specialistii recomanda atentie maxima la alegerea programului si cererea parerii celor care se ocupa de contabilitate. Ei vor sti cel mai bine care sunt variantele cu care pot lucra.