Cum să fii mai productiv - tips & tricks

Încă un final de zi în care îți dai seama că ai rămas în urmă cu o mulțime de sarcini? Deja te sperie gândul că te așteaptă o perioadă mult prea solicitantă? Pentru început, respiră adânc și încearcă, pe cât poți, să pui stop mustrărilor de conștiință. Într-adevăr, deadline-urile depășite nu sunt o plăcere pentru nimeni, mai ales atunci când presiunea din interior este dublată de cea din exterior. Nu uita că faptul că te învinovățești nu face să dispară problema deadline-urilor depășite și nici nu rezolvă task-urile în locul tău. 

Situația în care te afli acum poate avea diferite cauze: distribuirea greșită a timpului, supraîncărcarea cu sarcini, abaterea de la timpul de lucru sau, pur și simplu, lipsa unui stil de lucru eficient. De exemplu, dacă obișnuiești să stai pe smartphone în orele de muncă, să vezi ce mai e în trending pe Youtube, să planifici cu prietenii, pe chat, ieșirea din weekend sau să te lași distras de tot felul de alte lucruri, deja ai aflat una dintre cauzele problemei care îți dă mari bătăi de cap.

Din fericire, productivitatea este o calitate care se poate exersa. Tot ce trebuie să faci este să-ți pui voința în acțiune și să aplici, în fiecare zi, o serie de trucuri. Iată câteva dintre acestea:

Stabilește un plan de acțiune

Alcătuiește-ți, la începutul fiecărei săptămâni, o listă cu sarcinile pe care le ai de rezolvat - te va ajuta să ai o imagine de ansamblu asupra zilelor de lucru care te așteaptă. 

Apoi, împarte task-urile pe zile, în funcție de prioritatea lor. Nu uita că, la începutul fiecărei zile, este recomandat să începi cu sarcinile cele mai solicitante, astfel încât cele mai ușoare să rămână spre final, când nivelul tău de energie este mai scăzut în comparație cu cel de dimineață. 

În plus, asigură-te că planul de acțiune se află într-un loc vizibil: fie pe notițele de pe desktopul calculatorului sau laptopului de lucru, fie pe post-it-uri. 

Organizează-ți spațiul de lucru

Nu doar starea interioară influențează gradul de productivitate pe parcursul unei zile. La fel de important este și mediul de lucru, care trebuie să fie iluminat corespunzător și cât mai aerisit - iar când spunem „aerisit”, nu ne referim doar la aerul care pătrunde pe fereastra pe care o deschizi dimineața. 

Ne referim, desigur, și la modul de organizare a biroului, care este esențial să respecte principiul ordinii depline. Dacă obișnuiești să ții pe masa de lucru snacks-uri, numeroase foi, agende peste agende,  ai toate șansele să ajungi să cauți un obiect, de care ai mare nevoie la un moment dat, mai mult decât în mod normal, ceea ce, evident, îți poate da peste cap tot planul din ziua respectivă.

De aceea, recomandarea noastră este ca, la finalul fiecărei zile, să lași biroul în perfectă ordină pentru următoarea zi. Apelează cu încredere la soluțiile de organizare și arhivare a documentelor, precum bibliorafturile, și păstrează pe birou doar lucrurile pe care le folosești frecvent. 

Evită să folosești smartphone-ul

Dacă obișnuiești să ții smartphone-ul pe birou, cel mai probabil ești tentat să îl folosești - cine știe, poate a mai apărut o noutate pe Facebook, poate ți-a răspuns prietenul căruia i-ai scris un mesaj înainte de a pleca la muncă sau poate ai primit e-mail în legătură cu acea comandă pe care ai plasat-o săptămâna trecută. 

„Nici vorbă! Nu țin niciodată datele mobile sau WiFi-ul pornit.”, vei spune, poate. Totuși, asta nu înseamnă că nu poți fi distras, chiar și așa, de un apel telefonic sau de un SMS. Ba chiar există posibilitatea să activezi datele mobile din instinct - fără să-ți dai seama măcar -, și să te trezești că scrollezi, din senin, pe Facebook sau Instagram. 

Pentru a evita astfel de situații, te sfătuim să menții o relație la distanță cu smartphone-ul personal în timpul orelor de lucru. Fii convins că este în siguranță și în geantă, rucsac sau chiar în altă cameră. 

Fă pauze

Zâmbești pe sub mustăți, în timp ce te gândești la vorba aceea care spune că „pauzele lungi și dese (sunt) cheia marilor succese”? Ei bine, noi nu la acest truc ne referim atunci când spunem că pauzele de câteva minute sunt binevenite, din când în când - acestea pe lângă pauza de prânz, în care mănânci și te relaxezi ceva mai mult. 

Balanța timp efectiv de lucru/pauze este unul dintre factorii esențiali care influențează gradul de productivitate. Există mai multe variante pentru care poți opta. Iată câteva dintre ele:

• 25 de minute muncă, 5 minute pauză, iar după 4 repetări, se recomandă o pauză mai lungă, de aproximativ 15-20 de minute.

• 50 de minute muncă, 10 minute pauză;

• 80 de minute muncă, 6 minute pauză.

Recomandarea noastră este să testezi variantele acestea, precum și altele, pentru a descoperi care ți se potrivește cel mai bine - nu există o rețetă standard, întrucât suntem diferiți, deci avem stiluri de lucru diferite. Până la urmă, important este ca balanța timp de lucru/pauze să fie realistă.

La finalul zilei, fii recunoscător

Cu siguranță că nivelul de productivitate nu va atinge cote uluitoare de la o zi la alta. Nu uita că schimbările necesită timp. De aceea, este esențial să înveți să fii răbdător cu tine și, mai ales, recunoscător pentru progresul făcut în fiecare zi. Poate că nu vei reuși din prima săptămână să acoperi toate sarcinile propuse, dar dacă numărul deadline-urilor depășite este mai mic decât înainte de a începe schimbarea - acesta tot un progres este.

 Progres, cu progres, cu progres - iată secretul productivității pe termen lung!

sursă foto: https://www.pexels.com/photo/turned-on-black-flat-screen-computer-monitor-and-keyboard-2585916/