Stabilirea unui program zilnic care să te ajute să fii cât mai eficient este o artă. Sunt puțini cei care, la finalul zilei, au satisfacția că nu au pierdut deloc timpul, organizându-și toate activitățile „ca la carte”.

Programarea corectă a sarcinilor crește productivitatea și oferă echilibru psihic. Este cea mai bună cale de a combate stresul cauzat de un calendar foarte aglomerat. Fiecare om este diferit și are o agendă zilnică personalizată, deci buna organizare este de natură individuală, însă există câteva reguli generale pe care le poți lua ca reper atunci când îți optimizezi timpul.

O idee ar fi să studiezi obiceiurile managerilor de top, care sunt unii dintre cei mai ocupați oameni de pe planetă și, cu toate acestea, găsesc și când să facă sport, și când se stea cu familia, și când să socializeze.

Trebuie să știi bine ce ai de făcut

Crearea unui program zilnic și a unei liste de activități este un pas esențial în atingerea productivității și a echilibrului dintre viața profesională și viața privată.

Începe prin a-ți identifica obiectivele pe termen scurt și pe termen lung. Care sunt prioritățile tale? Ce trebuie să realizezi? Înțelegerea clară ce ai de făcut și prioritizarea activităților sunt pașii de start în planificarea zilnică.

Apoi, este bine să faci o estimare de timpului pe care îl ai la dispoziție pentru îndeplinirea sarcinilor. Câte ore am la dispoziție în fiecare zi? O întrebare și mai importantă, poate cea mai importantă, este: „Care sunt cele mai productive ore ale mele?”.

Trei momente ale zilei, ca și nivel de energie

Potrivit cercetătorilor, fiecare dintre noi trecem zilnic prin trei perioade ca și nivel de energie.  Ora de vârf este atunci când energia și concentrarea ta sunt la maxim. Acesta este momentul în care vei face cel mai bine în munca analitică care necesită concentrare și vigilență. O altă perioadă este cea în care energia ta este cea mai scăzută. Te simți obosit și îți este foarte greu să te concentrezi mental și/sau fizic. Stai cu privirea în ecranul computerului tău minute în șir, fără să faci nimic.

În fine, mai există „timpul de revenire”, perioada în care energia și atenția ta nu sunt la apogeu, dar te poți concentra în continuare. S-ar putea să nu te simți la fel de capabil de a rezolva probleme precum în perioada de vârf, dar nici nu ai senzația unui „blank” în creier.

Următoarea etapă: planificarea activităților

Pentru a fi eficient, trebuie să planifici activitățile zilnice în funcție de fluctuațiile de energie: activitățile care solicită la maxim concentrarea și gândirea trebuie programate atunci când ai vârf de energie, acțiunile mecanice (cum ar fi copierea unui text) pot fi făcute în momentele în care energia este scăzută, iar activitățile care nu necesită o atenție deosebită, dar fac apel la creativitate este bine să fie făcute în timpul de revenire.

Intervalul în care ești lipsit de energie este și cel în care este recomandabil să îți programezi o pauză. Fie că îți iei 5 minute în care să te detașezi de la tot, fie că duci pauza la 15 minute, este crucial ca în acest timp să faci ce te relaxează cel mai mult. De exemplu, poți să te distrezi jucând Shining Crown online sau poți să citești câteva pagini dintr-o carte.

O altă strategie de planificare a activităților este reprezentată de Matricea Eisenhower, în care sarcinile sunt distribuite în patru cadrane: 1. urgente și importante; 2. importante, dar nu urgente; 3. urgente, dar nu importante; 4. Nici urgente, nici importante.

Ideal ar fi ca sarcinile din cadranul 1 să fie rezolvate în intervalul în care energia se află la apogeu, întrucât, cu cât te poți concentra mai bine, cu atât ești mai eficient. Nu uita de pauza din timpul programului de lucru, dar nici de activitățile de relaxare din timpul liber. Dacă nu îți rezervi câteva ore pe zi în care să te destinzi, stresul se acumulează de la o zi la alta, iar „ora de vârf” din punct de vedere energetic va avea tot mai puține minute.