Scanner defect? Servicii de scanare documente la dispoziţia clienţilor!

La fel ca orice alt dispozitiv IT, scanerul folosit acasă sau la birou, ori imprimanta multifuncţională, care dispune şi de scanare, se pot defecta şi pot determina crearea unei situaţii de panică în rândul angajaţilor sau utilizatorilor, care se văd în imposibilitatea de a scana documentele şi de a le trimite clienţilor. Pentru asemenea cazuri există servicii de scanare documente sigure, rapide şi foarte eficiente pentru situaţiile limită.

Ce documente se pot scana şi când sunt necesare aceste servicii?

Serviciile de  scanare documente sunt disponibile clienţilor care au nevoie de acestea în scop personal sau profesional şi se vor dovedi necesare în mai multe situaţii:

·                    când scanerul sau imprimantă de acasă sau de la birou s-au defectat;

·                    când există documente foarte importante, fie şi câteva pagini ce trebuie scanate şi trimise clienţilor, colaboratorilor, angajatorilor sau chiar unor instituţii pentru rezolvarea unor situaţii;

·                    când există un volum foarte mare de pagini ce trebuie scanate, spre exemplu o carte întreagă sau arhiva unor documente ale companiei;

·                    când există un volum mare de cataloage ale unei companii, ce trebuie postate în mediul online;

·                    când profesorii decid să pună la dispoziţia elevilor manualele scanate online;

·                    când reprezentanţii companiilor decid că este momentul să îşi ţină actele contabile pe un hard extern;

·                    când dosarele clienţilor sau personalului deja ocupă un spaţiu foarte important din cadrul companiei, spaţiu care ar putea fi folosit într-un mod mai bun;

·                    când există un volum mare de fotografii vechi, care în timp se pot deteriora, iar posesorii doresc să le aibă la dispoziţie şi peste ani.

Citește și: Cum funcţionează procesul de printare format mare şi când este necesar?

Cum funcţionează serviciile de scanare profesională?

Serviciile de scanare profesională a documentelor presupun transformarea copiilor documentelor fizice în format electronic, graţie unor scanere profesionale, care redau detaliile cu cea mai înaltă precizie. Se obţine astfel o imagine identică cu originalul, iar documentele scanate se pot păstra în foldere, în laptop sau în calculator, ori pe un memory stick sau un hard disk extern.

Accesarea unui document din arhivă, a unei fotografii, a unui dosar al clienţilor va fi mult mai facilă, folosind serviciile de scanare a documentelor.

Beneficiile serviciilor de scanare documente

Serviciile de scanare profesională a documentelor aduc clienţilor următoarele beneficii şi avantaje:

·                      eliminarea costurilor pe care le implică crearea unui departament aferent în cadrul companiei, astfel încât angajaţii să îşi poată concentra atenţia şi eforturile pe sarcinile zilnice;

·                      posibilitatea stocării documentelor pe un simplu stick sau unitate externă de memorie;

·                      accesarea rapidă a documentelor din arhiva fizică a organizaţiei;

·                      accesarea rapidă a copiilor la actele şi documentele membrilor familiei;

·                      posibilitatea transpunerii unei cărţi sau a unui volum mare de documente din stare fizică în stare electronică în câteva ore.

Pentru că tehnologia avansează, oamenii trebuie să se adapteze timpurilor noi şi să elimine din viaţa lor documentele care nu le sunt de folos în stare fizică, însă care le sunt indispensabile în stare electronică.