Ce sunt mijloacele fixe și de ce ai nevoie de ele pentru afacerea ta?

În cadrul activităților economice pe care le derulezi prin afacerea ta ai nevoie de elemente diverse, care să asigure buna funcționare a operațiunilor zilnice, în vederea îndeplinirii obiectivelor pe termen scurt, mediu și lung.

În cadrul acestor elemente, mijloacele fixe sunt componente esențiale pentru resursele materiale de producție și constituie suportul material al capitalului fix. Mărimea și calitatea mijloacelor fixe sunt importante pentru eficiența activității economice în ansamblu: procese tehnologice, produse executate, lucrări efectuate sau servicii prestate.

Care sunt principalele tipuri de mijloace fixe 

În funcție de destinația lor, mijloacele fixe sunt productive, cele care contribuie la realizarea activității economice respective sau neproductive, care au rol complementar, de asistență a acțiunilor efective. Dintre mijloacele fixe productive, unele sunt active, deci participă nemijlocit, altele sunt pasive și asigură condițiile de desfășurare normală și în siguranță a proceselor de producție.

După caracteristicile tehnico-economice, mijloacele fixe sunt împărțite în mai multe grupe, acestea fiind considerate și în cadrul contabilității firmei: construcții, echipament tehnologic, aparate și instalații de măsurare, reglare și control, mijloace de transport, animale, plantații, mobilier, birotică, echipamente de protecție ș.a.

În funcție de apartenență, sunt mijloace fixe proprii, care se află în proprietatea firmei respective și  mijloace fixe luate cu chirie, care sunt cuprinse în inventar, dar aparțin altor persoane fizice sau juridice și pentru care se plătește o chirie.

O firmă are mijloace fixe ce se încadrează în termenul de funcționare, și pentru care se calculează amortizarea anuală inclusă în costurile de producție, dar are și mijloace cu durata de funcționare expirată, pentru care nu se mai consideră nicio amortizare.

Cum se asigură gestiunea mijloacelor fixe

Așa cum se observă, mijloacele fixe trebuie analizate ca volum, structură și calitate, în plus este necesar ca ele să fie utilizate intensiv, în alternanță cu perioade de folosire extensivă, pentru o eficiență optimă.

În acest scop se recomandă gestiunea automatizată a mijloacelor fixe cu un soft pentru ERP, ca platformă unică de stocare și de integrare a datelor afacerii. Acronimul ERP vine de la Enterprise Resource Planning, adică Planificarea Resurselor Întreprinderii, unde prin întreprindere se înțelege activitatea firmei în ansamblul ei.

Prin utilizarea unei astfel de aplicații integrate flexibile se realizează adaptarea la nevoile specifice ale companiei, iar informațiile sunt  transparente și ușor accesibile pentru toate nivelurile manageriale. Pot fi extrase rapoarte și grafice, se pot simplifica proceduri, se pot automatiza procese consumatoare de timp și resurse.

Alegerea unui astfel de sistem asigură gestiunea optimă a mijloacelor fixe, iar rapiditatea implementării aplicației și eficiența procesului de training reprezintă argumente importante pentru integrarea sa în organizarea afacerii. Alte avantaje sunt reducerea costurilor logistice, scăderea duratei de încasare a banilor de la clienți, reducerea costurilor cu marfa vândută și nu în ultimul rând îmbunătățirea colaborării dintre departamente.

Automatizarea fluxurilor de aprovizionare, stocare și livrare duce la eliminarea erorilor din lanțul logistic și la reducerea costurilor cu mijloacele fixe și cu resursele umane. Generarea automată de rapoarte și alerte, listarea necesarului de materii prime, materiale și produse, centralizarea facturilor neîncasate, toate aceste operațiuni din cadrul aplicațiilor ERP contribuie la creșterea eficienței în activitatea de producție, transport și livrare a mărfurilor.

Mijloacele fixe sunt gestionate într-un mod adecvat, în corelație cu operațiunile diverse în care acestea sunt utilizate. Evidența internă a firmei este sistematizată, astfel încât toate tipurile de documente (facturi, avize, comenzi, note interne de recepție, note de predare, oferte sau contracte) sunt introduse unitar, eliminându-se duble înregistrări, omisiuni sau alocări eronate de materii prime, materiale sau produse, astfel încât activitatea de ansamblu a companiei să fie semnificativ îmbunătățită.